Manualul de utilizare
Cum creez un Dosar Noletter?
Puteți crea un Dosar Noletter apăsând butonul Creează Dosar 
din cadrul Dock-ului.
Alegeți dacă dosarul va avea legătură cu instanțele de judecată – Instanță – sau nu – Consultanță.
Introduceți o denumire pentru dosar.
În cazul dosarelor de Instanță, aveți posibilitatea de a indica Numărul unic de identificare. Cu ajutor lui, vom putea să vă furnizăm informațiile disponibile în cadrul Portalului Instanțelor de Judecată: instanța, ședințe de judecată, părți, soluții etc.
În cazul în care dosarul nu are încă un Număr unic de identificare (de ex.: urmează să trimiteți cererea introductivă instanței) aveți posibilitatea de a indica instanța pe rolul căreia intenționați să introduceți dosarul.
Puteți modifica oricând denumirea dosarului și puteți introduce Numărul unic de identificare sau instanța. Pentru asta, apăsați butonul Acțiuni din Lista dosarelor și alegeți Editați.
Nu uitați că Numărul unic de identificare nu mai poate fi modificat odată ce dosarul a fost sincronizat cu Portalul Instanțelor.
Apăsați pe butonul Creează Dosar și alegeți persoanele cărora doriți să le distribuiți dosarul (vezi mai jos).
Funcția Distribuie
“Am creat canale de comunicare cu fiecare parte implicată în dosar.”
Sunteți Autorul dosarului creat. În calitate de Autor, aveți posibilitatea de a distribui dosarul și altor persoane.
Puteți face asta indicând adresele de e-mail sau selectând dintre persoanele pe care deja le aveți în lista de contacte.
Există 4 categorii de Colaboratori în cadrul dosarului:
Administratori:
– vor avea drepturi depline asupra dosarului
– sunt singurii care pot adăuga fișiere în Secțiunea Oficială a dosarului (de ex.: pot trimite fișiere instanței și oricărui alt destinatar)
Colegi:
– vor fi invitați să vizualizeze și să adauge fișiere în secțiunile dedicate Clienților și Colegilor
– nu vor putea adăuga fișiere în Secțiunea Oficială a dosarului (de ex.: nu vor putea trimite fișiere instanței)
Clienții:
– vor fi invitați să vizualizeze și să adauge fișiere în secțiunea dedicată Clienților
– nu vor avea acces la secțiunea dedicată Colegilor
– nu vor putea adăuga fișiere în Secțiunea Oficială a dosarului (de ex.: nu vor putea trimite fișiere instanței)
Partea adversă:
– va putea să vizualizeze doar fișierele aflate în Secțiunea Oficială a dosarului
– nu va avea acces la secțiunile dedicate Clienților sau Colegilor
Asigurați-vă că toate persoanele cărora urmează să le distribuiți dosarul au fost introduse în categoria corespunzătoare. Apoi apăsați butonul Distribuie.
Este posibil ca una sau mai multe dintre persoanele indicate să nu aibă un cont Noletter activ. În acest caz, vă vom întreba dacă doriți să le trimitem o invitație din partea dvs. pentru a putea comunica în cadrul dosarului. Apăsați butonul Trimite și toate persoanele vor primi un e-mail pentru a accesa dosarul creat.
Lista Dosarelor
Puteți accesa Lista dosarelor apăsând butonul Home 
din Dock.
Selectați pagina care vă interesează din meniul variabil aflat partea superioară: Instanță – Consultanță – Arhivă
Puteți găsi rapid un dosar utilizând funcția search (căutare)
În cadrul Listei, puteți vedea:
– detaliile de identificare ale dosarului (denumire și număr)
– următorul termen de judecată (pentru dosarele deInstanță)
– data ultimei modificări a dosarului (pentru dosarele de Consultanță)
cine este Autorul dosarului
– acces rapid la canalele de comunicare (Chat) dedicate dosarului
– dacă dosarul este sincronizat cu Portalul Instanțelor și când a avut loc ultima sincronizare (pentru dosarele de Instanță)
– când a avut loc ultima validare cu blockchain-ul
– acces la Opțiunile dosarului: Deschide, Editează, Arhivează, Șterge
Puteți ordona dosarele din cadrul Listei în mai multe moduri:
– în ordinea alfabetică
– în ordinea Numerelor unice/interne de identificare
– în funcție de termenul cel mai apropiat/îndepărtat de judecată (Instanță)
– în funcție de ultima modificare din cadrul dosarului (Consultanță)
Puteți adăuga un dosar la Favorite cu ocazia creării lui sau din cadrul Listei.
Dosarele favorite vor apărea tot timpul în partea superioară a Listei.
Secțiunile unui Dosar Noletter
După ce ați creat un Dosar și ați ales persoanele cărora doriți să îl distribuiți, veți fi condus către prima pagină a dosarului: Fișiere.
Pentru a ajunge la Fișierele unui dosar, accesați dosarul din Listă și selectați prima pagină din meniul variabil aflat în partea superioară.
Un Dosar Noletter poate avea fișiere în 3 Secțiuni:
Secțiunea Clienți
Pot adăuga și vizualiza fișiere utilizatorii cărora le-ați distribuit dosarul în calitate de Clienți și Colegi (inclusiv Administratorii)
Utilizatorii cărora le-ați distribuit dosarul în calitate de Parte adversă nu vor avea acces la această Secțiune
Fișierele vor indica:
- utilizatorul care le-a adăugat
- data adăugării
- tipul fișierului
Secțiunea Colegi
Pot vizualiza și adăuga fișiere utilizatorii cărora le-ați distribuit dosarul în calitate de Colegi (inclusiv Administratorii)
Utilizatorii cărora le-ați distribuit dosarul în calitate de Clienți sau Parte adversă nu vor avea acces la această Secțiune
Fișierele vor indica:
- utilizatorul care le-a adăugat
- data adăugării
- tipul fișierului
Secțiunea Oficial
Vor putea adăuga fișiere doar Administratorii dosarului (Aflați mai multe despre Trimiterea documentelor în afara platformei)
Vor putea vizualiza fișierele toate persoanele cărora le-ați distribuit dosarul: Colegii, Clienții și Partea adversă
Fișierele din această Secțiune nu vor putea fi modificate sau șterse (nici măcar de către Administratori)
Fișierele vor indica:
- utilizatorul care le-a adăugat
- data adăugării
- tipul fișierului
- destinatarul (și adresa de e-mail a acestuia)
- data la care au fost comunicate
- utilizatorul care s-a ocupat de comunicare
- dacă a fost sau nu Confirmată primirea
- când a avut loc ultima validare cu blockchain-ul
Cum pot încărca un fișier?
Puteți încărca unul sau mai multe fișiere simultan apăsând butonul Încarcă fișiere sau prin “drag-and-drop” în Secțiunea dorită.
Dacă aveți permisiunile necesare, puteți muta un fișier dintr-o Secțiune în alta apăsând butonul Trimite.
Puteți accesa un fișier sau îl puteți descărca apăsând butonul Descarcă.
Dacă fișierul vă aparține sau aveți calitatea de Administrator, puteți șterge oricând fișierul apăsând butonul Șterge.
Comunicarea documentelor
Dacă aveți calitatea de Autor sau Administrator în cadrul unui Dosar Noletter, veți putea adăuga fișiere în Secțiunea Oficial.
Puteți face acest lucru pentru:
– a transmite un document instanței sau
– a transmite un document unui destinatar cu care nu doriți să comunicați direct prin intermediul platformei
Apăsați butonul Trimite și selectați Oficial.
Pentru Dosarele de Instanță
a. Dacă dosarul nu are număr unic:
– alegeți instanța căreia doriți să îi comunicați fișierul
– asigurați-vă că adresa de e-mail corespunde instanței destinatare
– apăsați butonul Trimite
b. Dosarul are număr unic:
– verificați dacă instanța preselectată este instanța căreia doriți să îi comunicați fișierul
– dacă instanța nu face parte dintre Instituțiile Verificate, asigurați-vă că adresa de e-mail corespunde instanței destinatare
– apăsați butonul Trimite
c. Comunicați fișiere unui alt destinatar:
– indiferent dacă dosarul are sau nu un Număr unic de înregistrare
– alegeți “sau trimite la alt destinatar”
– introduceți denumirea și adresa de e-mail a destinatarului
– apăsați butonul Trimite
Pentru Dosarele de Consultanță
– introduceți denumirea și adresa de e-mail a destinatarului
– apăsați butonul Trimite
După ce ați primit confirmarea faptului că Fișierul a fost trimis, urmează ca dvs. și toți Administratorii dosarului să primiți – pe adresa de e-mail atașată contului – o copie a comunicării transmise destinatarului.
Trimiterea unor fișiere în afara platformei Noletter presupune că acestea părăsesc sistemele noastre și interacționează cu sistemele destinatarilor. Din acest motiv, utilizarea funcției de trimitere (sau adăugare în Secțiunea Oficial) este supusă Condițiilor de expediere.
Confirmarea de primire
După ce ați adăugat un fișier în Secțiunea Oficial (de ex.: l-ați trimis instanței) există două modalități prin vă putem oferi Confirmarea de primire din partea destinatarului:
a. În majoritatea cazurilor, confirmarea are loc automat, în momentul în care destinatarul deschide e-mailul primit. Acest lucru are loc cu ajutorul unei tehnologii numite Pixel Tracking, despre care puteți afla mai multe aici.
b. Al doilea, se pretează în special instanțelor și presupune confirmarea manuală de către destinatar, prin apăsarea butonului inclus în cadrul e-mailului.
Indiferent de metoda prin care comunicarea dvs. a fost confirmată, veți avea acces la Confirmare de primire a acesteia. O puteți descărca apăsând butonul Descarcă confirmarea din dreptul fișierului care vă interesează.
Sincronizarea cu Portalul Instanțelor de Judecată
Dacă ne indicați Numărul unic de identificare al dosarelor dvs. de Instanță, vom putea să vă furnizăm datele disponibile despre acestea în cadrul Portalului Instanțelor.
Puteți face asta cu ocazia creării unui nou dosar sau editând un dosar deja existent și adăugând această informație.
Puteți edita un Dosar Noletter accesând Lista dosarelor și apăsând butonul Opțiuni
Nu uitați că nu veți mai putea modifica Numărul unic al dosarului odată ce acesta a fost sincronizat cu Portalul.
Odată ce dosarul este sincronizat, vă vom notifica modificări precum:
– ședințe noi de judcată
– soluții pronunțate
– înregistrarea dosarului pe rolul unei alte instanțe etc.
Indică faptul că dosarul este sincronizat cu Portalul. Interacționați cu ea pentru a afla când a avut loc ultima sincronizare.
Accesați un Dosar Noletter sincronizat cu Portalul și apăsați butonul 
pentru a afla informații despre:
– Instanța pe rolul căreia se află dosarul
– Data la care dosarul a fost înregistrat pe rolul acelei instanțe
– Secția, materia, obiectul și stadiul procesual
– Părțile implicate în cauză și calitatea acestora
– Căile de atac formulate
Accesați pagina de Ședințe din cadrul meniului variabil al unui dosar (aflat în partea superioară) și veți putea afla informații despre:
– Data și ora ședințelor de judecată
– Completul de judecată
– Documentul și tipul soluției pronunțate
– Soluția pe scurt.
Dosarele cu una sau mai multe * (steluțe) vor fi sincronizate în mod automat.
De ex.: Este suficient să creați Dosarul 1234/325/2020 pentru a afla și informațiile despre dosarele 1234/325/2020* și 1234/325/2020**.
Timeline-ul Dosarelor
Există posibilitatea ca dosarul dvs. să fie înregistrat pe rolul mai multor instanțe (de ex.: ca urmare a formulării sau admiterii unei căi de atac).
În această situație, puteți accesa informațiile disponibile pentru fiecare instanță — în ordine cronologică.
Momentan, nu putem face același lucru pentru dosarele /a1, /a2.1.1 etc.
De ex.: Dacă ați creat Dosarul 1234/325/2020, vă putem furniza informațiile despre Dosarele 1234/325/2020/a1 și 1234/325/2020/a1* doar dacă veți crea și Dosarul 1234/325/2020/a1.
Citiți mai jos pentru a afla despre cum puteți să țineți o evidență mai bună a dosarelor asociate.
Dosarelor asociate
Dosarele asociate sunt un mod ideal pentru a vă organiza și mai bine activitatea în cadrul Dosarelor Noletter.
Vă recomandăm să creați dosare asociate precum /a1, /a2.1 etc.
Nu uitați că dosarele cu una sau mai multe * (steluțe) vor fi sincronizate în mod automat (Citiți mai sus pentru a alfa cum funcționează Timeline-ul Noletter)
De exemplu:
Creați Dosarul 1234/325/2020 și Dosarul 1234/325/2020/a1 asociat acestuia.
În acest caz, Dosarul 1234/325/2020* va fi sincronizat în mod automat Dosarului 1234/325/2020 și Dosarul 1234/325/2020/a1* va fi sincronizat în mod automat Dosarului 1234/325/2020/a1.
Arhiva Noletter
Arhiva Noletter este reprezentarea digitală a unei arhive fizice. Ea are rolul de a vă elibera spațiul virtual, respectiv Lista dosarelor.
Puteți utiliza Arhiva pentru a stoca dosarele finalizate sau care pur și simplu vă stau în cale.
Nu veți putea modifica un dosar arhivat decât după scoaterea lui din Arhivă.
Trebuie să fiți Autorul acelui dosar pentru a-l introduce sau scoate din Arhivă.
Pentru a introduce un dosar în Arhivă:
– accesați Lista dosarelor din cadrul Dock-ului și identificați Dosarul pe care doriți să îl arhivați
– apăsați butonul Opțiuni și alegeți Arhivează.
Pentru a scoate un dosar din Arhivă, apăsați butonul Opțiuni și alegeți Dezarhivează.
Colaboratorii din cadrul unui Dosar Noletter
Creați un Dosar Noletter și aveți posibilitatea de a distribui dosarul către 4 categorii de Colaboratori: Administratori, Colegi, Clienți și Partea adversă. Aflați mai multe despre aceștia aici.
Puteți accesa pagina Colaboratori din cadrul meniului variabil al dosarului (aflat în partea superioară) pentru a verifica cine sunt Colaboratorii dvs. din cadrul unui dosar.
În calitate de Autor sau Administrator, puteți modifica oricând Colaboratorii unui dosar.
Accesați pagina Colaboratori și puteți:
- să adăugați Colaboratori noi sau
- să retrageți drepturile de acces ale oricărui Colaborator.